Это первое, что нужно делать. На индивидуальные обращения граждан л0жат с прибором.
Нужно не письма распечатывать, а набрать текст, под которым смогут подписаться граждане. Идет текст письма на отдельном листе, а к нему прикладываются списки подписантов. Отправлять только копии, оригиналы подписанных листов держать у себя. В подписях обязательные поля(это по памяти, уточнять нужно) это порядковый номер, ФИО, место прописки и телефон.
Социальные закладки